KUALA LUMPUR, 28 Ogos – Keupayaan sesebuah organisasi untuk terus relevan bukan hanya bergantung pada pematuhan terhadap standard, tetapi turut bergantung pada sejauh mana setiap proses mampu dipermudah, ditambah baik dan diterjemahkan kepada pengalaman yang lebih bermakna kepada pengguna.

Prinsip itu menjadi antara fokus utama perkongsian Prof. Ir. Dr. Sha’ri Mohd Yusof dari Meiji University, Jepun yang kini turut berkhidmat sebagai Profesor Pelawat di Institut Teknologi Antarabangsa Malaysia-Jepun (MJIIT), Universiti Teknologi Malaysia (UTM), menerusi program Strategic Lean Thinking for Library Service Excellence anjuran Perpustakaan UTM Kuala Lumpur. Perkongsian tersebut mengetengahkan pendekatan Lean Thinking sebagai kaedah bagi organisasi menilai semula proses kerja secara lebih kritikal, dengan memberi tumpuan kepada penciptaan nilai, penghapusan pembaziran dan penambahbaikan berterusan.

Menurut Prof. Sha’ri, pendekatan Lean perlu bermula dengan memahami situasi sebenar di lapangan sebelum sesuatu keputusan atau penambahbaikan dibuat. Baginya, punca sesuatu masalah operasi perlu dilihat sendiri di tempat kejadian menerusi kaedah Genba Walk bagi mengenal pasti pembaziran dalam setiap proses serta mencari ruang penambahbaikan. Beliau turut menegaskan bahawa konsep Kaizen bukan bermaksud perubahan yang berlaku sekali-sekala, sebaliknya penambahbaikan berterusan yang perlu menjadi sebahagian daripada budaya kerja sesebuah organisasi.

Pendekatan tersebut, jelasnya, menekankan bahawa masalah operasi tidak seharusnya dinilai hanya berdasarkan laporan atau andaian. Sebaliknya, pengalaman langsung membolehkan organisasi mengenal pasti punca sebenar, memahami perjalanan pengguna dan melihat ruang penambahbaikan yang mungkin terlepas pandang. Dalam konteks perkhidmatan, prinsip Lean turut menuntut organisasi mengenal pasti dan menghapuskan perkara yang tidak memberi nilai kepada pengguna, termasuk masa menunggu yang panjang, pengulangan tugas dan langkah kerja yang tidak diperlukan, bagi memastikan setiap proses menjadi lebih cekap, mudah dan benar-benar memberi nilai kepada pengguna.

Pendekatan ini dilihat semakin penting dalam landskap pendidikan tinggi yang dipengaruhi oleh perubahan jangkaan pengguna dan perkembangan teknologi. Bagi perpustakaan universiti, keadaan ini menuntut perkhidmatan yang lebih responsif, mudah dan berorientasikan nilai, bukan sekadar penyediaan koleksi dan kemudahan semata-mata.

Wacana mengenai kualiti diteruskan menerusi Bicara Karya: Meet & Greet bersama Penulis yang mengetengahkan buku A Life in Quality karya Prof. Ir. Dr. Sha’ri Mohd Yusof. Program yang dilaksanakan dengan sinergi bersama MJIIT itu turut dihadiri Prof. Dr. Fauziah Sh. Ahmad, Ketua Kampus Cawangan UTM Kuala Lumpur, dan Prof. Madya Ir. Ts. Dr. Nurulakmar Abu Husain, Dekan MJIIT.

Menerusi sesi berkenaan, Prof. Sha’ri berkongsi perjalanan hidup dan kerjayanya dalam bidang kualiti sepertimana dirakamkan dalam A Life in Quality, bermula daripada zaman kanak-kanak dan pendidikan awal, pengalaman di Amerika Syarikat, pendedahan dalam sektor industri, sehinggalah kepada kerjaya akademik dan pengurusan kualiti di peringkat antarabangsa. Perkongsian itu turut menekankan kepentingan usaha, kerendahan hati, sokongan daripada orang lain serta kepercayaan dalam membina kejayaan.

Beliau turut menekankan bahawa pengalaman mempunyai peranan penting dalam membentuk perubahan pemikiran, memetik pandangan bahawa pengalaman lebih berkesan berbanding sekadar diberitahu, manakala perubahan minda tidak akan berlaku tanpa kesediaan untuk mencuba pendekatan dan cara kerja yang berbeza.

Pandangan ini memperluas pengertian kualiti daripada sekadar pematuhan kepada sistem, standard atau metodologi, kepada satu budaya yang mendorong individu dan organisasi untuk terus belajar, menilai semula amalan sedia ada serta mencari cara yang lebih baik untuk mencipta nilai.

Dalam konteks hubungan dengan rakan dan rakan strategik Jepun, beliau turut berkongsi bahawa kepercayaan perlu dibina melalui masa, komitmen dan pematuhan terhadap keperluan serta spesifikasi yang dipersetujui. Usaha memahami bahasa dan budaya Jepun juga penting dalam membina hubungan yang lebih kukuh, manakala integriti dan ketepatan masa merupakan asas utama dalam mengekalkan kepercayaan.

Penerapan prinsip Lean, Genba dan Kaizen dilihat turut membuka ruang kepada organisasi dalam universiti untuk membangunkan perkhidmatan yang lebih berpusatkan pengguna, dengan menjadikan pengalaman sebenar sebagai asas kepada sesuatu penambahbaikan. Usaha ini selari dengan aspirasi UTM ASCEND 2030 yang menekankan kecemerlangan institusi, inovasi dan penyampaian bernilai tinggi kepada komuniti universiti serta masyarakat.

Menerusi pendekatan berasaskan pengalaman pengguna dan penambahbaikan berterusan, kualiti tidak lagi dilihat sebagai pencapaian yang bersifat statik, sebaliknya sebagai proses yang sentiasa berkembang. Pada akhirnya, ukuran sebenar kualiti terletak pada nilai dan pengalaman yang dapat dicipta untuk pengguna.