Dalam sesebuah organisasi, keputusan bukan sekadar menentukan tindakan yang perlu dilaksanakan, malah turut mempengaruhi arah, keberkesanan dan pencapaian organisasi. Dalam konteks Universiti Teknologi Malaysia (UTM) sebagai sebuah Universiti Penyelidikan (Research University, RU), peranan pentadbir amat penting kerana mereka menjadi antara penggerak yang memastikan dasar, strategi dan amanah universiti dapat diterjemahkan kepada tindakan yang berkesan.

Setiap hari, pentadbir berhadapan dengan pelbagai situasi yang memerlukan keputusan, sama ada berkaitan urusan harian mahupun perkara strategik yang memberi kesan kepada warga universiti dan organisasi secara keseluruhannya. Dalam merealisasikan aspirasi ASCEND 2030, setiap keputusan yang dibuat perlu mengambil kira matlamat universiti untuk terus meningkatkan kedudukan dan pencapaian di peringkat global.

Persoalannya, apakah panduan yang sewajarnya menjadi pegangan seorang pentadbir ketika membuat keputusan?

Dalam perspektif Islam, proses membuat keputusan tidak hanya bergantung pada kebijaksanaan akal dan pengalaman manusia. Sebaliknya, ia perlu disertai usaha mendapatkan pandangan, pertimbangan terhadap fakta dan realiti serta permohonan petunjuk daripada Allah SWT. Pendekatan ini dapat dilihat sebagai satu bentuk adab dalam membuat keputusan yang relevan untuk diterapkan dalam kehidupan dan pengurusan organisasi.

Antara adab penting dalam membuat keputusan ialah istisyarah atau musyawarah, iaitu mendapatkan pandangan, nasihat dan pertimbangan daripada pihak yang mempunyai ilmu serta pengalaman berkaitan.

Seorang pentadbir tidak mungkin mengetahui semua perkara. Oleh itu, kekuatan seorang pentadbir bukan semata-mata terletak pada keupayaan mengetahui segala-galanya, tetapi juga pada kebijaksanaan mengenal pasti pihak yang wajar dirujuk sebelum sesuatu keputusan dibuat.

Dalam proses musyawarah, sekurang-kurangnya dua perkara perlu diberikan perhatian. Pertama, pandangan perlu diperoleh daripada ahli ilmu dan individu yang mempunyai autoriti, kepakaran, pengalaman, integriti, kejujuran dalam bidang berkaitan. Pertimbangan daripada pihak yang tepat dan berpegang kepada nilai agama yang baik dapat membantu pentadbir melihat sesuatu isu daripada perspektif yang lebih luas, selain mengurangkan risiko membuat keputusan berdasarkan andaian semata-mata.

Kedua, proses membuat keputusan perlu disokong oleh data dan fakta yang relevan. Sesuatu keputusan yang baik tidak seharusnya hanya bersandarkan pandangan atau persepsi, sebaliknya perlu mengambil kira maklumat yang sahih, pengalaman terdahulu serta manfaat dan risiko daripada tindakan yang bakal dilaksanakan.

Daripada pengalaman penulis sebagai seorang pentadbir, satu prinsip yang sentiasa menjadi pegangan ialah, “Saya mungkin tidak tahu semua perkara, namun saya tahu kepada siapa saya perlu rujuk mengenai sesuatu perkara.”

Prinsip tersebut mencerminkan sikap rendah hati, keterbukaan menerima pandangan dan kesediaan mengakui bahawa sesuatu keputusan boleh menjadi lebih baik apabila mengambil kira kebijaksanaan kolektif, bukan hanya pertimbangan seorang individu.

Setelah usaha mendapatkan pandangan, mengumpulkan data dan menilai realiti dilaksanakan, Islam turut mengajar manusia untuk memohon petunjuk daripada Allah SWT melalui solat sunat istikharah.

Istikharah bukan pengganti kepada usaha dan pertimbangan rasional. Sebaliknya, ia merupakan pengakuan bahawa kemampuan manusia mempunyai batas, sedangkan Allah SWT Maha Mengetahui perkara yang terbaik untuk hamba-Nya.

Bagi seorang pentadbir, istikharah dapat menjadi ruang untuk mendidik jiwa agar tidak terlalu bergantung pada kebijaksanaan diri sendiri. Setelah berusaha dan membuat pertimbangan, seseorang perlu menyerahkan hasilnya kepada Allah SWT serta memohon agar keputusan yang dibuat membawa kebaikan dan dipermudahkan pelaksanaannya.

Dalam hal ini, proses membuat keputusan melibatkan beberapa unsur yang saling melengkapi, iaitu akal digunakan untuk berfikir, ilmu untuk menilai, musyawarah untuk mendapatkan pandangan dan doa untuk memohon petunjuk.

Selain mendapatkan pandangan dan memohon petunjuk, ketenangan turut menjadi aspek penting sebelum sesuatu keputusan dibuat.

Keputusan yang dibuat ketika marah, tertekan, tergesa-gesa atau terlalu dipengaruhi emosi berpotensi membawa kepada pertimbangan yang kurang menyeluruh. Sebaliknya, ruang untuk bertenang dapat membantu seseorang menilai sesuatu isu dengan lebih rasional.

Berdasarkan pengalaman penulis ketika menerima arahan atau tugasan daripada pihak atasan, penulis sentiasa berusaha memberikan sekurang-kurangnya lima minit kepada diri sendiri untuk berhenti sejenak, berfikir dan menilai keadaan sebelum memberikan maklum balas atau menentukan tindakan.

Lima minit mungkin kelihatan singkat, namun ruang untuk bertenang boleh membantu seseorang melihat sesuatu perkara daripada sudut yang berbeza. Ada kalanya, seseorang tidak memerlukan tempoh yang panjang untuk membuat keputusan, sebaliknya hanya memerlukan sedikit ruang untuk mengawal emosi dan menyusun pertimbangan sebelum bertindak.

Setelah keputusan dibuat berdasarkan pertimbangan yang sewajarnya, seorang pentadbir perlu bertawakal kepada Allah SWT dan melaksanakan keputusan tersebut dengan penuh tanggungjawab dan amanah.

Selain ilmu dan pengalaman, penulis melihat wisdom atau kebijaksanaan sebagai elemen penting dalam proses membuat keputusan.

Kebijaksanaan bukan sekadar mengetahui perkara yang betul, tetapi turut melibatkan keupayaan menentukan perkara yang wajar dilakukan, pada masa dan dengan pendekatan yang sesuai, sambil mengambil kira kesannya terhadap individu serta organisasi.

Dalam konteks pentadbiran UTM, kebijaksanaan dapat membantu seorang pentadbir melihat sesuatu isu bukan hanya dari sudut prosedur atau peraturan, tetapi juga dari perspektif manusia, organisasi, risiko, masa depan, dan matlamat strategik universiti.

Dalam hal ini, penulis turut mengambil inspirasi daripada tokoh yang menjadi idolanya, iaitu mantan Perdana Menteri Malaysia, Tun Dr. Mahathir Mohamad, khususnya beberapa prinsip yang dapat dirumuskan sebagai tiga panduan, iaitu bertenang sebelum bertindak, sentiasa berfikiran jauh dan tidak melakukan semuanya secara bersendirian.

Ketiga-tiga prinsip tersebut mempunyai kaitan yang rapat dengan dunia pentadbiran. Ketenangan membantu seseorang mengawal emosi, pemikiran yang jauh membantu menilai kesan jangka panjang sesuatu keputusan, manakala kesediaan untuk tidak melakukan semuanya sendiri mengingatkan tentang kepentingan delegasi, kerjasama dan kebijaksanaan kolektif.

Akhirnya, menjadi seorang pentadbir bukan sekadar melaksanakan arahan atau memastikan sesuatu prosedur dipatuhi. Lebih daripada itu, pentadbir merupakan pemegang amanah yang setiap hari berhadapan dengan keputusan yang boleh memberi kesan kepada organisasi dan manusia di sekelilingnya.

Justeru, adab dalam membuat keputusan wajar menjadi sebahagian daripada budaya pentadbiran UTM. Musyawarah membantu mendapatkan pandangan, data membantu memahami realiti, istikharah menjadi ruang untuk memohon petunjuk, ketenangan membantu mengawal emosi, manakala tawakal mengajar seseorang menyerahkan hasil usaha kepada Allah SWT. Pada masa yang sama, kebijaksanaan diperlukan untuk membuat pertimbangan yang sebaik-baiknya.

Pengamalan prinsip tersebut berpotensi membantu melahirkan proses membuat keputusan yang lebih tersusun, rasional dan berteraskan nilai, integriti serta kebijaksanaan.

Dalam konteks ASCEND 2030, usaha mencapai kecemerlangan universiti bukan hanya berkaitan kedudukan dalam penarafan universiti dunia, tetapi turut melibatkan pembinaan sebuah organisasi yang mempunyai warga yang bijaksana dalam berfikir, beradab dalam bertindak dan amanah dalam melaksanakan tanggungjawab.

Daripada keputusan harian di meja seorang pentadbir hinggalah kepada keputusan strategik di peringkat universiti, setiap keputusan mempunyai kesan tersendiri. Kecemerlangan sesebuah universiti bukan sahaja dipengaruhi oleh strategi yang dirancang, tetapi turut bergantung pada manusia yang melaksanakan amanah dan membuat keputusan dengan ilmu, adab serta kebijaksanaan.

Oleh Khairull Azmi Ishak, Timbalan Pendaftar, Fakulti Sains