Perkembangan teknologi kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) semakin mengubah kehidupan manusia, termasuk cara kita bekerja, berkomunikasi dan membuat keputusan. Perubahan ini membawa satu persoalan penting kepada institusi pendidikan tinggi: Adakah universiti bersedia mengubah cara bekerja agar seiring dengan kemajuan teknologi?

Hakikatnya, penggunaan AI bukan lagi sekadar pilihan, tetapi suatu kemestian. Organisasi yang lambat menyesuaikan diri berisiko ketinggalan, bukan kerana kekurangan tenaga kerja berkebolehan, tetapi kerana masih terikat dengan kaedah kerja yang tidak lagi sesuai dengan perkembangan semasa.

Sebagai universiti berteraskan teknologi, Universiti Teknologi Malaysia (UTM) perlu menjadi peneraju perubahan ini. UTM bukan sahaja bertanggungjawab mengajar dan menjalankan penyelidikan berkaitan AI, malah perlu membuktikan bahawa teknologi tersebut mampu dimanfaatkan untuk meningkatkan kecekapan pengurusan dan kualiti perkhidmatan universiti.

Mengubah Cara Bekerja, Bukan Menggantikan Manusia

Selama ini, banyak urusan pentadbiran universiti memerlukan penglibatan manusia pada hampir setiap peringkat. Penyediaan dokumen, laporan, minit mesyuarat, penyusunan maklumat dan menjawab pertanyaan merupakan antara tugasan rutin yang menggunakan banyak masa.

Sebahagian daripada pekerjaan ini sebenarnya boleh dilaksanakan dengan lebih pantas menggunakan AI. Perubahan tersebut membawa tiga manfaat utama, iaitu (1) mengurangkan beban kerja, (2) meningkatkan produktiviti dan (3) memperkukuh kualiti perkhidmatan. Beberapa contoh diberikan:

• Kerja pejabat harian dan pengurusan dokumen
• Menulis minit mesyuarat
• Menyediakan bahan mesyuarat dan pembentangan
• Membuat laporan berkala
• Menulis surat rasmi dan maklum balas
• Mengatur dan menyimpan dokumen mengikut klasifikasi
• Menyusun dan merumus maklumat daripada pelbagai sumber
• Menjawab pertanyaan asas daripada pelajar, staf dan orang awam
• Mencari bahan rujukan, rekod dan data

Namun, hasil kerja yang dijana oleh AI masih memerlukan semakan dan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Ini bagi memastikan ketepatan maklumat dan mengelak pembuatan keputusan yang salah akibat kecuaian tidak menyemak hasil kerja janaan AI.

Perkara yang ingin ditekankan ialah AI bukan diperkenalkan untuk menggantikan manusia, sebaliknya meningkatkan nilai sumbangan mereka. Apabila tugasan rutin dapat dikurangkan, warga kerja mempunyai lebih banyak masa untuk menyelesaikan masalah, menghasilkan idea baharu dan memberikan perhatian kepada keperluan pelanggan.

Sasaran 30% Tugasan Menggunakan Agentik AI

Seiring dengan perubahan ini, UTM menetapkan sasaran supaya 30% tugasan kerja dilaksanakan menggunakan teknologi Agentik AI (Agentic AI).

Secara mudahnya, Agentik AI ialah teknologi yang bukan sekadar menjawab pertanyaan, tetapi mampu melaksanakan sesuatu tugasan berdasarkan arahan dan langkah kerja yang ditetapkan.

Teknologi ini boleh membantu menyediakan laporan berkala, menyusun dokumen, menghasilkan bahan mesyuarat, mencari maklumat dan menjawab pertanyaan asas. Ia amat sesuai untuk pekerjaan berulang yang mempunyai proses dan peraturan jelas.

Sekiranya sesuatu tugasan boleh diterangkan langkah demi langkah kepada pekerja baharu, sebahagian daripada tugasan tersebut berpotensi dilaksanakan menggunakan Agentik AI.

Walau bagaimanapun, penggunaan teknologi tidak bermakna segala keputusan diserahkan kepada mesin. Tanggungjawab menyemak, membuat pertimbangan dan meluluskan hasil kerja tetap berada pada manusia.

Teknologi boleh mempercepatkan pekerjaan, tetapi manusia tetap bertanggungjawab memastikan setiap keputusan dibuat secara tepat, adil dan berintegriti.

Memperkukuh Nilai dan Kemahiran Warga Kerja

Penggunaan AI sebenarnya membuka peluang untuk membangunkan potensi warga universiti. Bayangkan sekiranya masa yang sebelum ini digunakan untuk menyelesaikan tugasan rutin dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan mutu perkhidmatan, merancang penambahbaikan dan memberikan perhatian lebih bermakna kepada pelajar.

Seorang pegawai yang sebelum ini sibuk menyediakan laporan boleh menumpukan perhatian kepada usaha menilai keberkesanan sesuatu program. Begitu juga staf yang mengendalikan pertanyaan berulang boleh memberikan tumpuan kepada urusan lebih rumit yang memerlukan pertimbangan manusia.

Kita perlu memahami bahawa tidak semua perkara boleh diselesaikan menggunakan teknologi. Urusan melibatkan kebajikan pelajar, kesejahteraan staf dan keputusan penting organisasi masih memerlukan kebijaksanaan, empati serta nilai kemanusiaan.

Oleh itu, transformasi ini mesti disertai latihan dan peningkatan kemahiran. Warga kerja perlu dibimbing menggunakan AI, menilai ketepatan maklumat dan menyesuaikan diri dengan tanggungjawab baharu. UTM komited memastikan peluang latihan dan pembangunan kemahiran disediakan supaya tiada warga kerja tertinggal dalam perubahan ini.

Daripada Kaunter Pertanyaan kepada Kaunter Pintar

Antara perubahan yang boleh memberikan manfaat langsung kepada warga universiti ialah penggunaan Kaunter Pintar. Melalui teknologi AI, pertanyaan asas berkaitan permohonan pelajar, prosedur tuntutan atau maklumat perkhidmatan universiti boleh dijawab pada bila-bila masa tanpa perlu menunggu waktu pejabat. Maklumat yang diberikan pula berasaskan sumber rasmi universiti bagi memastikan jawapan lebih konsisten.

Namun, bagi urusan yang memerlukan pertimbangan khusus, pengguna masih boleh mendapatkan bantuan pegawai melalui sistem temu janji. Pendekatan ini membolehkan pertanyaan mudah diselesaikan dengan pantas, manakala pegawai memberikan perhatian kepada urusan yang benar-benar memerlukan kepakaran mereka. Matlamat UTM bukan sekadar mempercepatkan perkhidmatan, tetapi memastikan pengalaman pelanggan menjadi lebih baik.

Memperkukuh Tadbir Urus dan Transformasi Digital

Pelaksanaan AI tidak akan berjaya sekiranya universiti masih terikat sepenuhnya dengan prosedur kerja lama. Oleh itu, dasar, peraturan dan tatacara kerja perlu disemak supaya bersesuaian dengan penggunaan teknologi baharu. Aspek keselamatan data, kerahsiaan maklumat, etika dan tanggungjawab pegawai mesti terus dipelihara.

Bagi memperkukuh usaha ini, UTM telah mentransformasikan UTM Digital kepada Pejabat Kualiti Perkhidmatan dan Transformasi Digital. Perubahan ini mencerminkan pendekatan yang bukan lagi tertumpu kepada penyediaan sistem teknologi semata-mata, tetapi turut menekankan peningkatan kualiti perkhidmatan.

Melalui Pusat Inovasi Digital, pelbagai aplikasi sedang dibangunkan bagi menyokong pengurusan akademik, pentadbiran dan perkhidmatan universiti. Justeru, UTM menyeru agar semua fakulti, jabatan dan pusat tanggungjawab (PTJ) bekerjasama mengenal pasti tugasan yang boleh dipermudah menggunakan AI.

Membina Universiti yang Tangkas dan Berkualiti

Transformasi ini selari dengan aspirasi Rancangan Pendidikan Tinggi Malaysia 2026–2035, khususnya dalam memperkukuh tadbir urus yang tangkas, berdaya tahan serta penyampaian perkhidmatan yang responsif.

Kejayaan transformasi bukan sekadar diukur melalui bilangan aplikasi dibangunkan, tetapi sejauh mana teknologi memudahkan urusan pelajar, mengurangkan beban staf dan meningkatkan kualiti perkhidmatan.

Sehubungan itu, setiap PTJ perlu mengenal pasti tugasan berulang, memilih sekurang-kurangnya satu proses untuk menggunakan Agentik AI, menggalakkan latihan staf dan menambah baik prosedur kerja.

Perubahan ini menuntut kita meninggalkan kebiasaan lama. Namun, keberanian mencuba pendekatan baharu merupakan asas penting untuk membina universiti yang terus relevan. Akhirnya, masa depan universiti bukan ditentukan oleh kecanggihan teknologi semata-mata, tetapi kebijaksanaan manusia memanfaatkannya.

AI sepatutnya menjadikan manusia lebih berdaya, bukannya kurang bernilai. Teknologi perlu memudahkan pekerjaan, bukannya menambah kerumitan.

Marilah kita membina UTM sebagai universiti yang bukan sahaja mengajar dan menghasilkan teknologi, tetapi turut mengamalkannya dalam budaya kerja seharian. Matlamat sebenar penggunaan AI bukan untuk menjadikan kita bekerja lebih banyak, tetapi bekerja dengan lebih bijak, bermakna dan memberikan manfaat lebih besar kepada manusia.

Profesor Ts. Dr. Mohd Shafry Mohd Rahim
Naib Canselor
Universiti Teknologi Malaysia