Apakah yang menjadikan seorang setiausaha benar-benar cemerlang? Adakah sekadar mampu mengurus jadual dengan teratur, menyediakan dokumen dengan tepat dan memastikan sesuatu mesyuarat berjalan lancar?

Dunia kerja hari ini telah banyak berubah. Kecerdasan buatan (AI) semakin dekat dengan tugasan harian, tuntutan pekerjaan semakin pelbagai dan perubahan berlaku pada kadar yang pantas. Dalam keadaan ini, menjadi setiausaha yang baik tidak lagi memadai dengan hanya menguasai kaedah kerja sedia ada. Sebaliknya, kesediaan untuk terus belajar, menyesuaikan diri dan berubah menjadi semakin penting.

Persoalan inilah yang menjadi antara refleksi utama sepanjang Kursus Setiausaha Cemerlang UTM 2026 anjuran Kelab Setiausaha bersama Pusat Pembangunan Bakat dan Kepimpinan (CTLD), Universiti Teknologi Malaysia (UTM), yang berlangsung pada 6 dan 7 Ogos 2026 di UTM Johor Bahru.

Lebih daripada sekadar program peningkatan kemahiran, kursus selama dua hari itu membuka ruang kepada peserta untuk menilai semula peranan warga pentadbiran dalam membentuk organisasi masa hadapan yang lebih tangkas, adaptif dan berdaya saing.

Peranan setiausaha kini melalui fasa transformasi penting, daripada sekadar pelaksana tugasan rutin (task executor) kepada rakan strategik (strategic partner) yang bukan sahaja cekap mengurus tugasan, malah mampu memahami konteks, memanfaatkan teknologi, menjangka keperluan dan menyumbang kepada hala tuju universiti agar terus relevan.

Antara sesi yang mencetuskan refleksi peserta ialah sesi Setiausaha Pintar dan Produktif dengan Teknologi Kecerdasan Buatan yang disampaikan oleh Prof. Madya Dr. Mohd Shahizan Othman, Pensyarah Fakulti Komputeran, UTM.

Dalam sesi tersebut, peserta berpeluang meneroka penggunaan aplikasi AI secara amali melalui tugasan sebenar, termasuk menghasilkan minit mesyuarat, laporan, poster, video pendek, storyboard dan muzik ringkas. Antara aplikasi yang diperkenalkan ialah Google Gemini, Gemini Notebook dan Napkin AI, selain kemahiran membina arahan (prompt) yang jelas serta memberikan konteks yang tepat.

Bagi warga pentadbiran, AI bukan lagi sekadar alat untuk mempercepat tugasan, malah berpotensi menjadi rakan produktiviti yang membantu memudahkan kerja dan mencetuskan idea baharu. Apabila sesuatu tugasan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap melalui teknologi, warga kerja juga perlu bersedia mempelajari kaedah baharu dan menyesuaikan diri dengan perubahan.

Namun demikian, teknologi tetap memerlukan pertimbangan dan kawalan manusia. AI boleh membantu memudahkan kerja, tetapi manusia yang menentukan bagaimana teknologi itu digunakan dan nilai yang dihasilkan daripadanya.

Di sebalik kepantasan perkembangan teknologi, kursus ini turut mengingatkan bahawa di sebalik jawatan dan tugasan, setiap setiausaha ialah insan yang mempunyai emosi, batas kemampuan dan cabaran tersendiri.

Melalui sesi “Epilog Secangkir Kopi: Lara di Sebalik Senyuman” bersama Mohammad Rizashsyam Sohadi dan “Setiausaha Sihat Pemangkin Organisasi Hebat” oleh Dr. Mohd Firdaus Akmal Azman, peserta diajak melihat semula kepentingan menjaga kesejahteraan diri.

Sesi motivasi tersebut mengingatkan peserta bahawa tidak semua perkara perlu diselesaikan secara serta-merta. Sebaliknya, setiap individu perlu belajar untuk kekal tenang, mengurus emosi dan mengelakkan tekanan yang berlebihan. Peserta turut diperkenalkan kepada konsep relaxation response sebagai salah satu pendekatan untuk membantu menenangkan fikiran.

Dalam sesi berkaitan kesihatan pula, peserta didedahkan kepada kepentingan kesejahteraan yang merangkumi tiga aspek utama, iaitu fizikal, mental dan sosial, di samping kepentingan menjalani pemeriksaan kesihatan secara berkala.

Mesej yang disampaikan cukup jelas. Untuk mengekalkan produktiviti secara mampan, kesejahteraan individu yang melaksanakan tugasan juga perlu diberi perhatian.

Sesi UTM ASCEND 2030 bersama Prof. Madya Dr. Che Rozid Mamat pula membawa peserta memahami asas strategi, bukan sekadar sebagai perancangan di atas kertas, tetapi sebagai panduan yang menentukan hala tuju organisasi dan cara untuk merealisasikannya.

Daripada pemahaman tersebut, peserta diperkenalkan kepada pelan UTM ASCEND 2030 yang merangkumi empat tonggak serta aspirasi yang ingin dicapai UTM menjelang 2030. Sesi itu turut diserikan dengan kuiz interaktif bagi membantu mengukuhkan kefahaman peserta terhadap pelan strategik universiti.

Sesi tersebut menyedarkan peserta bahawa pemahaman terhadap strategi organisasi bukan semata-mata tanggungjawab pihak pengurusan tertinggi. Apabila warga pentadbiran memahami hala tuju universiti, setiap tugasan harian, walaupun kecil, dapat dilaksanakan dengan pemahaman yang lebih jelas tentang tujuan dan sumbangannya kepada organisasi.

Sesi “Setiausaha Pascanormal: Mendepani Cabaran, Memenuhi Tuntutan” bersama Dato’ Dr. Mohd Sharil Abdullah, Pendaftar UTM, pula membawa mesej bahawa peranan Pembantu Khas (PA) dan setiausaha perlu terus berkembang seiring perubahan zaman.

Dalam dunia kerja yang semakin kompleks, Dato’ Dr. Mohd Sharil berkongsi tujuh perubahan besar dalam peranan PA pada era pascanormal, antaranya transformasi daripada Calendar Keeper (Penjaga Kalendar) kepada Attention Architect (Arkitek Perhatian), serta daripada Minute Recorder (Pencatat Minit Mesyuarat) kepada Action Integrator (Pengintegrasi Tindakan).

Perkongsian itu memperlihat bahawa keperluan terhadap warga pentadbiran kini melangkaui keupayaan menyiapkan tugasan rutin. Keupayaan untuk memahami keutamaan, menyesuaikan diri dengan perubahan serta memberikan nilai tambah kepada organisasi semakin penting dalam memastikan peranan tersebut terus relevan.

Sesi “Membina Aura Setiausaha: Penampilan, Nilai dan Kepimpinan” bersama Prof. Madya Dr. Nor Zafir Md. Salleh pula mengingatkan peserta bahawa kepimpinan boleh dibentuk melalui amalan seharian di tempat kerja.

Penampilan, gaya komunikasi, nilai dan integriti yang diterapkan dalam tugasan harian turut membentuk imej profesional seorang setiausaha. Dalam konteks ini, profesionalisme bukan hanya berkaitan cara seseorang melaksanakan tugasan, tetapi juga bagaimana dirinya berkomunikasi, membawa diri dan berinteraksi dengan orang lain.

Peserta turut diperkenalkan kepada personal colour analysis, iaitu pendekatan yang membantu mengenal pasti pilihan warna yang bersesuaian dengan penampilan dan boleh menyokong pembinaan keyakinan diri dalam persekitaran profesional.

“Jadilah titik tenang. Dunia tidak menunggu kita bersedia.”

Pesanan tersebut menjadi antara inti pati yang meninggalkan kesan sepanjang dua hari kursus. Di sebalik setiap tugasan, terdapat seorang insan yang perlu terus belajar, berani berubah, tidak mudah mengalah dan mampu mengekalkan ketenangan ketika berdepan kesibukan serta cabaran pekerjaan.

Kita mungkin tidak mampu mengawal kadar perubahan dunia pekerjaan, namun kita boleh memilih untuk terus belajar, menyesuaikan diri dan melangkah ke hadapan dengan lebih tenang serta yakin.

Teknologi membantu memudahkan kerja, strategi memberikan arah, tetapi manusialah yang memberikan makna kepada setiap peranan yang dilaksanakan. Justeru, Kursus Setiausaha Cemerlang UTM 2026 bukan sekadar ruang untuk meningkatkan kemahiran, malah menjadi wadah untuk peserta menilai semula nilai, tanggungjawab dan impak peranan warga pentadbiran terhadap organisasi.

Akhirnya, kecemerlangan seorang setiausaha bukan hanya diukur melalui kecekapan menyelesaikan tugasan, tetapi juga melalui kesediaan untuk terus belajar, kebolehan menyesuaikan diri dengan perubahan serta keupayaan memberikan nilai tambah kepada organisasi dan masyarakat.

Oleh Sarra Aida Romli, Pembantu Setiausaha Pejabat / Sekretariat, Majlis Profesor UTM Johor Bahru