Universiti Teknologi Malaysia (UTM) terus mengukuhkan kecekapan operasinya apabila secara rasmi memulakan pelaksanaan Bekerja Dari Rumah (BDR) secara terpilih bermula 15 April lalu sebagai langkah proaktif dalam menangani krisis tenaga global.

Menurut Pendaftar UTM, Dato’ Dr. Mohd Sharil Abdullah, “Inisiatif ini bukan sahaja menyahut seruan kerajaan melalui Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT), malah bertujuan membantu mengurangkan beban kos sara hidup kakitangan universiti berikutan kenaikan harga bahan api”.

Menerusi skim ini, staf UTM dikehendaki hadir secara fizikal ke pejabat selama tiga hari seminggu, iaitu pada hari Isnin, Rabu, dan Jumaat. Baki dua hari, Selasa dan Khamis, dilaksanakan menerusi konsep BDR tanpa sebarang penetapan had jarak, dan kemudahan ini diberikan kepada staf kategori bukan perkhidmatan kritikal di semua kampus UTM.

“Langkah ini dijangka memberikan penjimatan kos operasi universiti yang signifikan, khususnya melibatkan bil utiliti. Hal ini kerana fasiliti kampus akan beroperasi pada tahap minimum pada hari-hari tersebut memandangkan pejabat ditutup sepenuhnya. Hasil penjimatan yang diperoleh akan disalurkan kepada keperluan kritikal lain seperti kesihatan, biasiswa, dan pembaikan fasiliti tanpa bergantung sepenuhnya kepada peruntukan tambahan kerajaan,” tambahnya lagi.

Kriteria dan prosedur untuk memohon kebenaran khas bekerja di kampus pada hari Selasa ditentukan berdasarkan sifat tugasan. Kebenaran hanya diberikan kepada aktiviti pengajaran dan pembelajaran (P&P) yang mustahak serta tertakluk kepada kelulusan pihak berkuasa universiti. Bagi staf secara umum, permohonan untuk bertugas di kampus memerlukan kelulusan Pendaftar manakala bagi staf akademik yang ingin menjalankan aktiviti P&P secara fizikal, permohonan perlu dikemukakan melalui Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa). Aktiviti yang boleh dipertimbangkan termasuk penggunaan makmal, studio, bengkel, serta pelaksanaan ujian dan peperiksaan akhir yang memerlukan penjadualan semula.

Pengurusan fasiliti makmal dan studio sepanjang tempoh ini dilaksanakan mengikut ketetapan kawalan operasi akademik bagi menyokong penjimatan tenaga. Secara umumnya, semua aktiviti melibatkan makmal, studio, dan bengkel perlu dijadualkan semula agar selaras dengan hari kehadiran fizikal. Walau bagaimanapun, aktiviti fizikal di makmal atau studio masih boleh dijalankan pada hari Selasa dengan kebenaran khas. Sebaliknya, bagi hari Khamis, sebarang aktiviti fizikal di fasiliti tersebut tidak dibenarkan sama sekali dan tiada kelulusan khas akan diberikan. Pendekatan ini selaras dengan usaha universiti menutup pejabat sepenuhnya bagi mengurangkan penggunaan tenaga elektrik, khususnya melibatkan sistem pencahayaan dan pendingin hawa.

Menurutnya lagi, “Bagi menyokong keperluan staf yang perlu berada di kampus tanpa kebenaran khas ke pejabat, universiti menyediakan kemudahan ruang kerja di kawasan Common Area di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) dan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah (PRZS) yang telah digazetkan bagi kelangsungan tugas seterusnya memastikan keselesaan dengan ruang kerja alternatif yang kondusif.”

Dalam memastikan kualiti penyampaian perkhidmatan tidak terjejas, UTM memanfaatkan sistem pemantauan produktiviti digital menerusi modul iGerak dan iKerja. Staf wajib merekodkan kehadiran secara digital melalui fungsi slide in dan slide out serta melengkapkan log kerja harian sebagai bukti pelaksanaan tugas. Sistem yang dibangun menggunakan kepakaran dalaman universiti ini bertujuan memastikan tahap produktiviti dan kualiti perkhidmatan kekal optimum sepanjang tempoh pelaksanaan BDR. iGerak digunakan untuk memantau pergerakan staf, manakala iKerja berfungsi sebagai platform utama pelaporan tugasan harian secara sistematik dan telus.

Selain itu, aktiviti P&P pada hari Selasa dan Khamis dilaksanakan sepenuhnya secara dalam talian, merangkumi kuliah dan tutorial bagi memastikan kesinambungan akademik tidak terganggu. Semua sesi viva juga hendaklah dijalankan secara dalam talian tanpa pengecualian, termasuk pada hari Selasa. Sesi bimbingan atau konsultasi secara fizikal juga tidak dibenarkan pada kedua-dua hari tersebut sebagai sebahagian daripada langkah mengehadkan kehadiran fizikal di kampus.

Dari sudut kelestarian, pelaksanaan ini dilihat sebagai pelengkap kepada agenda Green Building Index (GBI) kampus dalam usaha mengurangkan jejak karbon dan penggunaan tenaga secara berhemah. Pengurangan kehadiran fizikal staf secara langsung mengurangkan penggunaan tenaga elektrik, khususnya bagi sistem pendingin hawa dan pencahayaan, di samping mengurangkan pelepasan karbon hasil pergerakan kenderaan harian ke kampus.

“Pelaksanaan BDR turut menyokong amalan kerja digital dan tanpa kertas dalam kalangan warga universiti. Inisiatif ini menunjukkan bahawa kelestarian tidak hanya tertumpu kepada pembangunan fizikal bangunan, tetapi turut melibatkan perubahan budaya kerja dan pengurusan operasi yang lebih efisien. Penutupan pejabat sepenuhnya pada hari tertentu membolehkan fasiliti kampus beroperasi pada tahap minimum, sekali gus membantu universiti menguruskan sumber tenaga dengan lebih berkesan dalam menghadapi krisis global,” ujar Dato’ Dr. Mohd Sharil.

Secara keseluruhannya, pendekatan holistik yang diambil oleh UTM ini membuktikan kesiapsiagaan universiti dalam menghadapi cabaran luar jangka dengan mengimbangi keperluan operasi, kebajikan warga kerja, dan tanggungjawab terhadap alam sekitar. Pelaksanaan ini akan terus berkuat kuasa sehingga dimaklumkan kelak, dengan pemantauan berterusan bagi memastikan objektif penjimatan, produktiviti, dan kelestarian kampus dapat dicapai secara menyeluruh.