Oleh: Khairull Azmi Ishak

Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan

Universiti Teknologi Malaysia

Detik 18 Mac 2020 mencatat sejarah tatkala bermulanya Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) di seluruh negara selaras dengan pengumuman yang dibuat oleh YAB Perdana Menteri, Tan Sri Muhyiddin Yassin. PKP dilaksana bagi mengekang penularan wabak COVID-19 yang melanda negara dan dunia. Kini, Malaysia sudah melalui tiga fasa PKP iaitu PKP peringkat awal, PKP Bersyarat (PKPB) dan terkini, PKP Pemulihan (PKPP) sehingga 31 Ogos 2020. Pelaksanaan PKP ini memberi impak mendalam kepada semua pihak. Hampir tiada yang terkecuali, daripada kepimpinan tertinggi negara hingga ke rakyat marhaen.

Dalam konteks pendidikan tinggi, penulis sebagai salah seorang pentadbir di sebuah universiti awam turut melalui pengalaman berharga sepanjang PKP hingga PKPP dilaksana. Norma baharu mengurus modal insan telah muncul akibat kewujudan pandemik COVID-19. Ini bagi memastikan segala proses dan prosedur serta tindakan berkaitan tugasan melibatkan semua pihak berkepentingan dapat berjalan dengan lancar dan berkesan. Pandemik ini benar-benar menuntut tindakan luar kebiasaan dalam urusan pentadbiran dan ia sememangnya satu cabaran besar buat para pentadbir.

Cabaran paling utama tentunya dengan ketiadaaan perjumpaan secara bersemuka dalam proses perbincangan, perancangan, pembuatan keputusan, pemberian arahan kerja, dan pemantauan kerja staf dalam semua peringkat pentadbiran. Ini amat jelas dalam tempoh PKP di peringkat awal. Ketika itu, media komunikasi menjadi amat berguna seperti telefon pintar, media sosial, dan medium digital seperti WebEx, Zoom dan Google Meet. Penggunaan platform digital sebegini ternyata berbeza dengan kebiasaan sebelum ini yang bersifat tatapan muka berdepan. Ilmu dan kemahiran tambahan diperlukan dalam menjalani norma baru pengurusan modal insan terutama dalam penggunaan medium dalam talian.

Cabaran kedua pula bersangkutan dengan yang utama iaitu ketidakupayaan mencapai liputan internet yang berkualiti kerana didorong oleh kekangan perkhidmatan internet di sesebuah kawasan, terutamanya di kawasan perumahan. Sebahagian staf tidak mempunyai WIFI di rumah dan banyak bergantung kepada “hotspot” yang sedia ada di telefon pintar masing-masing. Sebilangan staf juga masih menggunakan telefon bimbit tradisional atas kekangan kewangan untuk memiliki telefon pintar, yang menyebabkan mereka tidak mendapat capaian internet untuk tujuan melaksanakan tugasan kerja harian.

Cabaran ketiga menjurus kepada ketidakmampuan sebilangan staf atau pekerja untuk mempunyai komputer atau laptop persendirian. Selama ini mereka bergantung kepada peralatan yang dibekalkan oleh majikan di pejabat-pejabat. Senario ini telah menyukarkan urusan pekerjaan untuk menjadi lancar dan menjejaskan urusan pentadbiran. Keadaan ini juga memberi kesan terhadap pekerja yang sebenarnya berprestasi cemerlang, namun tidak dapat menunjukkan prestasi kerja yang baik gara-gara ketiadaan peranti digital untuk pelaksanaan tugasan pejabat di rumah sewaktu PKP.

Cabaran keempat pula ialah keberadaan sebilangan staf di lokasi yang jauh dari tempat kerja, bahkan di luar sempadan sesebuah negeri. Ini berlaku kerana sewaktu PKP bermula, sebilangan staf sedang bercuti sempena cuti persekolahan anak-anak. Kelompok pekerja ini telah pulang ke kampung halaman bersama keluarga. PKP yang bermula pada 18 Mac 2020 itu telah dilanjutkan kepada tempoh yang lebih panjang, melebihi tempoh asal iaitu dua minggu. Hal ni mewujudnya cabaran besar buat para pekerja terbabit untuk melaksanakan tugasan kerja mereka. Alhamdulillah, pengumuman kerajaan yang membenarkan perjalanan rentas negeri dibuat bagi tujuan kerja dan pulang semula ke rumah masing-masing telah melegakan keadaan dan memberi nafas baru kepada pentadbiran dan pengurusan modal insan.

Bagi menghadapi cabaran-cabaran ini, pihak pengurusan atau pentadbiran yang bertanggungjawab mengurus modal insan perlu menjadi lebih kreatif dan mencipta formula baru dalam norma baru pengurusan dan pentadbiran. Kemampuan memahami situasi, berfikir tahap tinggi atau di luar kebiasaan serta meraikan kepelbagaian adalah sesuatu yang dituntut.  Tempoh yang sangat kritikal terutama semasa fasa awal PKP telah mengharuskan para pengurus untuk mengurus modal insan mereka dengan sebaik mungkin agar moral dan prestasi mereka tidak terganggu atau menurun dek cabaran atau kekangan yang mereka hadapi sewaktu PKP.

Dengan pelbagai cabaran di atas, pelbagai strategi telah diketengahkan untuk terus memastikan impak pandemik COVID-19 dan PKP dapat ditangani dengan baik. Pertama, mengekalkan tahap konsistensi kerja para staf. Pengekalan fokus adalah penting memandangkan staf bekerja dari rumah dan berada dalam persekitaran berbeza. Mengekalkan fokus staf menjadi satu keutamaan, khususnya dengan sentiasa memperingatkan staf tentang matlamat utama pekerjaan dan cara-cara mencapainya, menyediakan platform kepada staf untuk merekodkan kemajuan tugasan mereka sebagai ukuran prestasi semasa, dan meminta agar staf terus berhubung dengan penyelia bagi membolehkan segala maklumat penting disalurkan kepada pihak berwajib.

Strategi kedua pula ialah memperkukuh nilai-nilai kebersamaan antara para staf atau pekerja. Pada ketika PKP dilaksana, terdapatnya staf yang memerlukan sokongan moral dan motivasi kerana inilah kali pertama negara berdepan bencana wabak yang besar. Banyak program berunsur kerohanian telah dilaksanakan kerana ia dipercayai mampu untuk menjadi benteng dalam diri dalam memastikan amanah pekerjaan dapat terus dilaksanakan sebaiknya. Tazkirah dan ceramah dalam talian juga telah dibuat untuk berpesan-pesan secara berhikmah kepada rakan-rakan sekerja.

Selain aktiviti kerohanian, program yang dinamakan “Santai dari Rumah” turut dijalankan bagi membentuk kebersamaan para staf. Perkongsian ilmu daripada bahan bacaan dan hobi-hobi staf yang bersifat produktif seperti bercucuk tanam telah dilakukan bagi membentuk persekitaran bekerja dari rumah yang lebih bersifat bersahaja namun tetap berpegang kepada prinsip bekerja secara konsisten.

Selain itu, pelbagai kelas bahasa telah dijalankan dalam talian dengan memanfaatkan kelebihan sebilangan staf dari luar negara yang boleh bertutur dalam bahasa lain seperti bahasa Jepun dan bahasa Korea. Kepelbagaian bahasa ini mencorakkan persekitaran yang tampak lebih global dan menonjolkan citra institusi yang mendokong nilai-nilai universalisme.

Strategi ketiga ialah memastikan staf atau pekerja terus menjiwai nilai-nilai utama yang dipegang oleh majikan atau institusi. Program yang dinamakan “High Performance Delivery” telah dijalankan. Program memberi fokus kepada nilai-nilai teras universiti, dalam kes ini ialah Universiti Teknologi Malaysia (UTM) iaitu integriti, sinergi, kelestarian, dan kecemerlangan, serta termasuk nilai spiritual yang memperkukuh nilai-nilai lain. Pentadbir atasan universiti telah dijemput menyampaikan siri kuliah ini bagi membolehkan para staf menerima input langsung daripada pemimpin institusi.

Sebagai pentadbir kanan di sebuah fakulti dalam UTM, penulis mempunyai hemat bahawa segala strategi dan program-program yang dijalankan dalam tempoh PKP, PKPB, dan malahan PKPP ini menonjolkan satu unsur keprihatinan universiti kepada keadaan yang kurang kondusif yang terpaksa dijalani oleh para staf dan pekerja disebabkan pandemik COVID-19.

Penulis percaya bahawa segala usaha yang dijalankan ini telah menjadi penampan kepada impak pandemik yang bukan sahaja membawa cabaran besar terhadap kesihatan, bahkan juga norma pekerjaan di mana-mana tempat sekalipun. Dengan ini, impaknya dapat ditangani dengan baik meskipun diperakui wujud ruang-ruang untuk terus diperbaikinya. Inilah satu hikmah terhadap kewujudan wabak ini iaitu mendorong ramai pihak bertindak secara bijaksana dalam mendepani cabaran yang tidak pernah terfikir akan berlaku. Ia satu sejarah baru buat negara dan dunia.