JOHOR BAHRU, 6 Mac – Universiti Teknologi Malaysia (UTM) melalui Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO), Jabatan Pendaftar dengan kerjasama Unit Residen, Bahagian Pengurusan Aset (BPA), Jabatan Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) (JTNC(P)) telah berjaya menganjurkan Kursus Pengurusan Fail: Meningkatkan Kecekapan Rekod pada 6 Mac 2025. Kursus ini diadakan selama sehari di Dewan Sri Alam, Kolej Tun Fatimah (KTF) dengan penyertaan seramai 45 orang peserta yang terdiri daripada pegawai dan staf dari 10 buah kolej di UTM.
Objektif utama kursus ini adalah untuk memperkukuh kemahiran pengurusan fail dan dokumentasi yang efisien. Aspek ini penting bagi memastikan kelancaran operasi harian di setiap jabatan dan unit di universiti. Pengurusan fail yang sistematik dan teratur dapat memudahkan proses kerja serta rujukan pada masa hadapan.
Kursus ini merangkumi pelbagai sesi pembelajaran yang melibatkan teori dan latihan praktikal. Pendekatan ini bertujuan memastikan para peserta bukan sahaja memahami konsep pengurusan fail yang betul, tetapi juga mampu mengaplikasikannya dalam tugas harian. Para peserta diberi pendedahan mengenai kaedah-kaedah terkini dalam pengurusan fail, termasuk penyimpanan dokumen secara selamat serta pengurusan fail secara digital dan fizikal dengan lebih berkesan.
Dalam sesi kursus ini, peserta turut diberikan taklimat mengenai Digital Record Management System (DRMS) yang memudahkan proses pendaftaran pemohonan fail baru dan fail sedia ada. Sistem ini juga membolehkan carian dokumen dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, peserta diberikan penerangan serta latihan penggunaan Sysmel, iaitu sistem yang memusatkan permohonan surat-surat harian, surat berdaftar, pos laju, dan bungkusan bagi memudahkan pemantauan pergerakan penerimaan dokumen.
Menurut Ketua Unit Residen, BPA, JTNC(P), Yulie Nurafnie Abdul Majid, kursus ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan kualiti pengurusan di setiap kolej di bawah Unit beliau. Beliau berharap dengan kemahiran yang lebih mantap dalam pengurusan fail, produktiviti dan keberkesanan proses kerja di kolej-kolej yang terlibat dapat dipertingkat. Ini selaras dengan matlamat untuk merealisasikan konsep ‘Best Campus Experience’ bagi para pelajar yang menginap di kampus.
Sementara itu, Ketua Sekretariat Kursus, Norsidah Othman, menyatakan bahawa peserta kursus turut berpeluang melibatkan diri dalam sesi praktikal dan perbincangan kumpulan. Aktiviti ini bertujuan memperkukuh pemahaman tentang kepentingan dokumentasi dan rekod yang sistematik.
Pihak BPO, Jabatan Pendaftar mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan kepada semua peserta yang menunjukkan komitmen dan dedikasi tinggi sepanjang kursus ini berlangsung. Diharapkan ilmu yang diperoleh dapat dimanfaatkan sepenuhnya dalam usaha meningkatkan pengurusan dan kualiti perkhidmatan di JTNC(P), sekali gus memperkasakan lagi sistem pengurusan di UTM. Semoga inisiatif seperti ini dapat diteruskan bagi memastikan pengurusan di UTM sentiasa efisien dan mencapai tahap kecemerlangan yang lebih tinggi.
Oleh Khairull Azmi Ishak dan Haironizam Mohamad