Februari 28, 2024

Search
Close this search box.

Halangan kepada komunikasi berkesan dalam organisasi

Komunikasi berkesan ialah proses pertukaran idea, fikiran, pendapat, pengetahuan, dan data supaya mesej diterima dan difahami dengan jelas dan bertujuan. Apabila kita berkomunikasi dengan berkesan, kedua-dua penghantar dan penerima akan merasa berpuas hati. Komunikasi boleh berlaku dalam pelbagai bentuk, termasuk lisan dan bukan lisan, bertulis, visual, dan mendengar. Ia boleh berlaku secara peribadi, di internet (forum, media sosial dan laman sesawang), melalui telefon (melalui applikasi, panggilan biasa dan video), atau melalui mel.

Kegagalan komunikasi  yang berkesan merupakan salah satu isu penting dalam organisasi yang perlu segera ditangani. Halangan kepada komunikasi yang berkesan dalam sesebuah organisasi boleh melambatkan atau memesongkan mesej dan niat mesej yang ingin disampaikan dan ini akan menyebabkan kegagalan proses komunikasi yang berkesan dan timbulnya salah anggapan atau konflik dalam sesebuah organisasi.

Antara halangan kepada komunikasi yang berkesan adalah seperti berikut.

  1. Halangan sikap

    Halangan sikap wujud kesan daripada masalah yang dihadapi dengan kakitangan dalam sesebuah organisasi. Ini mungkin disebabkan oleh faktor-faktor seperti pengurusan yang lemah, kekurangan perbincangan atau perundingan dengan kakitangan, konflik personaliti yang boleh mengakibatkan orang menangguh atau enggan berkomunikasi, sikap peribadi kakitangan yang kurang motivasi atau rasa tidak puas hati di tempat kerja, kurang latihan untuk membolehkan mereka menjalankan tugas tertentu dan lain-lain lagi.

  2. Halangan fizikal

    Halangan fizikal selalunya disebabkan oleh persekitaran. Sebagai contoh, halangan semula jadi yang wujud jika kakitangan berada di bangunan yang berbeza atau di lokasi yang berbeza. Selain daripada itu, kegagalan pihak pengurusan untuk memperkenalkan teknologi baharu dalam berkomunikasi juga boleh menyebabkan masalah komunikasi yang berkesan. Kekurangan kakitangan adalah satu lagi faktor yang menyebabkan kesukaran komunikasi bagi sesebuah organisasi. Gangguan seperti bunyi, pencahayaan yang kurang baik atau persekitaran yang terlalu panas atau sejuk juga boleh menjejaskan semangat dan tumpuan orang ramai, yang seterusnya mengganggu komunikasi yang berkesan.

  3. Reka bentuk sistem

    Kegagalan reka bentuk sistem merujuk kepada masalah dengan struktur atau sistem yang ada dalam organisasi. Sebagai contoh, struktur organisasi yang tidak jelas boleh mengelirukan kakitangan organisasi untuk mengetahui dengan siapa untuk mereka berkomunikasi. Selain daripada itu, sistem maklumat yang tidak cekap atau tidak sesuai, kekurangan penyeliaan atau latihan juga boleh menjadi penghalang kepada komunikasi yang berkesan. Ketidakjelasan dalam peranan dan tanggungjawab juga boleh menyebabkan kakitangan tidak pasti tentang apa yang diharapkan daripada mereka.

  4. Perkataan/frasa yang tidak jelas

    Perkataan yang sama bunyinya tetapi mempunyai makna yang berbeza boleh menyampaikan makna yang berbeza. Oleh itu pengirim atau penyampai komunikasi mesti memastikan bahawa penerima menerima makna yang sama.

  5. Kesesuaian laras bahasa

    Penggunaan bahasa, jargon, perkataan yang sukar atau tidak sesuai dalam komunikasi boleh menghalang penerima daripada memahami mesej dengan jelas. Mesej yang kurang jelas boleh mengakibatkan kekeliruan dan salah pengertian.

  6. Halangan fisiologi

    Halangan ini berkemungkinan disebabkan oleh faktor kesihatan yang tidak baik, penglihatan yang kurang baik atau masalah pendengaran.

  7. Kaedah Penyampaian maklumat

    Kaedah untuk menyampaikan maklumat adalah penting untuk membantu pemahaman. Pengirim atau penyampai komunikasi mesti mempertimbangkan kaedah yang terbaik untuk digunakan sebelum membuat pembentangan dan cuba memudahkan perbendaharaan kata supaya majoriti penerima maklumat dapat memahami  apa yang cuba disampaikan.

Dengan mempertimbangkan dan mengenalpasti siapakah penerima maklumat (audience) kita, berlatih mendengar secara aktif, menjelaskan komunikasi dan memilih medium atau persekitaran yang betul, kita berupaya untuk mengamalkan komunikasi secara berkesan.

 

Explore More