JOHOR BAHRU, 24 Mei 2022 – Kelancaran sesebuah majlis yang istimewa sudah semestinya dibantu oleh ahli jawatankuasa yang memainkan peranan masing-masing dengan penuh komitmen dan berwibawa.
Namun di sebalik komitmen semua petugas yang berkhidmat di bawah Jawatankuasa masing-masing, pernah kah kita terfikir bagaimana jawatankuasa-jawatankuasa ini berinteraksi dan bersinergi di samping pengurusan yang amat berprestij yang menuntut komitmen yang tinggi dan kebolehan membuat keputusan dengan cepat dan tepat.
Di sinilah fungsi utama Sekretariat Utama yang disandang bersama oleh Mohd Sharimal bin Othman Dan Dzulhelmi bin Mohd Razali.
Menurut Dzulhelmi, Penolong Pendaftar Kanan Fakulti Alam Bina dan Ukur, tugasan dan gerak kerja akan dibahagikan kepada tiga masa, iaitu sebelum, semasa dan selepas majlis.
“Setiap bahagian itu akan diwakili oleh beberapa petugas yang bertanggungjawab sepenuhnya bagi memastikan bahawa tiada masalah yang bakal timbul sepanjang majlis berlangsung.
Sekretariat pula akan berkomunikasi dengan semua petugas agar kesemuanya berjalan dengan baik dan sekiranya terdapat permasalahan, sekretariat yang akan membuat keputusan bagi mengatasi masalah tersebut,”kata beliau.
Dzulhelmi mula berkhidmat sebagai petugas pada tahun 2008 iaitu pada Majlis Konvokesyen ke-45, kemudian pada tahun 2013, beliau berpindah ke Bahagian Pengurusan Akademik (AMD).
Di AMD beliau bertugas pula sebagai urus setia dan bermula dari Majlis Konvokesyen ke-51, beliau dilantik menjadi sekretariat selepas dipindahkan ke Fakulti Alam Bina dan Ukur sekitar tahun 2020-2021.
Momen indah yang dapat diungkapkan oleh Dzulhelmi adalah sewaktu Majlis Konvokesyen ke-60.
Pada waktu itu, beliau bukan sahaja bergelar sebagai urus setia majlis, malah juga bergelar sebagai seorang graduan bagi Ijazah Sarjana Pendidikan.
Segala urusan majlis perlu diselesaikan pada waktu pagi dan setelah selesai, terus masuk ke dewan bagi menerima skrol ijazah.
Manakala Sharimal, yang sebelum ini bertugas di bahagian logistik bertukar potfolio sebagai Sekretariat bermula MK64, semestinya amat mencabar kerana Majlis Konvokesyen tersebut diadakan setelah 2 tahun ditangguhkan di mana kebanyakan petugas telah bertukar dan pengurusan juga telah berubah kerana norma baharu.
“Sebagai sekretariat, segala hal-hal berkenaan majlis konvokesyen perlu berada dalam keadaan lancar, seperti mengadakan mesyuarat dan sentiasa mengikuti perkembangan gerak kerja sehingga lah hari penganjuran tiba.
“Bermula MK64, saya berkhidmat sebagai penyelaras majlis, perlu bersama ahli jawatankuasa lain mengawal segala aliran majlis dan bertindak untuk membuat keputusan bersama sekiranya berlaku kebarangkalian di luar jangkaan,” kata beliau.
Majlis Konvokesyen ke-65 ini terdiri daripada 25 jawatankuasa kecil dan mempunyai seramai 600 orang staf UTM yang membantu dalam menjayakan majlis, termasuk di bahagian muzik dan gamelan, penjagaan pentas, pembaca nama graduan, khidmat di bilik jamuan dan sebagainya.
Sharimal yang merupakan Penolong Pendaftar di AMD berkata antara cabaran sepanjang bertugas adalah sewaktu Majlis Konvokesyen ke-64.
“Pada ketika itu, SOP sepanjang majlis adalah berubah hampir 80% atas kekangan pandemik COVID-19 di mana segala pengurusan sepanjang majlis perlu menggunakan kaedah baharu.
Ia juga merupakan sesi paling panjang dalam sejarah UTM, sama seperti di Majlis Konvokesyen ke-65, iaitu majlis berlangsung selama 8 hari disertai dengan 14 sesi,” kata beliau.
Cabaran lain adalah cabaran berhadapan dengan graduan dan ibu bapa kerana pada ketika itu ibu bapa tidak dibenarkan memasuki kampus bagi melihat kejayaan anak masing-masing menggenggam segulung ijazah di atas pentas dan amat sukar untuk menenangkan mereka.
“Konvokesyen pada saat pandemik juga mencabar kerana pengurusan adalah bergantung sepenuhnya kepada komunikasi dalam talian dan ada juga graduan yang kurang faham bagaimana konvokesyen itu dikendalikan walaupun kesemua informasi sudah disediakan dalam pelbagai saluran, namun masih ada yang bertanya dan menuntut petugas memberi maklum balas melalui WhatsApp, Telegram dan e-mel.
“Harapan kami untuk penambahbaikan konvokesyen akan datang adalah dengan mengembalikan suasana konvokesyen seperti tahun-tahun lalu.
Kerusi akan mula dirapatkan, bilangan graduan akan ditingkatkan sebanyak 3,000 orang, mengadakan semula Festival Konvokesyen (FESKO), mewujudkan gerai-gerai jualan bunga dan coklat, meneruskan siaran langsung majlis graduasi secara langsung di Facebook, mengekalkan sistem iConvo, menambah baik pelbagai cara pengambilan dan pemulangan jubah serta mengemas kini Queue Management System (QMS),” akhiri beliau.
