Pelaksanaan Mesyuarat Dalam Talian

Nor Hidayati Mokhtar

Sebelum negara Malaysia melaksanakan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) pada 18 Mac 2020 akibat penularan virus COVID-19, mesyuarat dalam talian sememang telah dilaksanakan di kebanyakan organisasi. Walau bagaimanapun, perlaksanaannya tidaklah begitu menyeluruh dan tidak melibatkan capaian semua ahli mesyuarat dari lokasi yang berbeza. Sebagai contoh di UTM, mesyuarat dalam talian sering diadakan menerusi telesidang video antara UTM Johor Bahru, UTM Kuala Lumpur dan UTM Pagoh dengan kehadiran ahli mesyuarat secara fizikal tetap ada di lokasi di mana mesyuarat diadakan.

Dengan pelaksanaan PKP, mesyuarat secara bersemuka dengan kehadiran secara fizikal ahli mesyuarat tidak dapat dilaksanakan lagi seperti sebelumnya. Mesyuarat dalam talian menerusi alatan komunikasi seperti Webex, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Streamyard dan sebagainya adalah merupakan pilihan yang ada pada masa kini.

Mesyuarat dalam talian mempunyai kelebihan dan kekurangan yang tersendiri berbanding mesyuarat secara bersemuka. Antara kelebihan yang ada ialah, mesyuarat masih boleh dilaksanakan seperti sedia ada malah kehadiran ahli mesyuarat adalah lebih ramai kerana ianya fleksibel dan boleh disertai oleh ahli mesyuarat walau di mana mereka berada selagi terdapat capaian Internet. Perkongsian bahan mesyuarat, agenda penting dan perkongsian idea dapat dilaksanakan tanpa sebarang masalah ketika mesyuarat dalam talian berlangsung. Mesyuarat dalam talian juga menjimatkan kos dari aspek masa dan perjalanan yang perlu diambil oleh individu untuk menghadiri mesyuarat. Ia boleh diadakan pada bila-bila masa yang sesuai selagi terdapat capaian Internet dengan kelajuan yang bersesuaian dengan keperluan. Sesi mesyuarat juga boleh direkodkan untuk rujukan di masa akan datang dan hasil rakaman juga boleh dijadikan sebagai minit mesyuarat dalam bentuk digital.

Walaupun mesyuarat dalam talian mempunyai banyak kelebihannya, ia juga mempunyai beberapa cabaran dan isu. Antara cabaran paling utama ialah kelajuan capaian Internet. Sekiranya capaian kepada Internet adalah perlahan, maka perlaksanaan mesyuarat akan terganggu dan mungkin juga tidak dapat dilaksanakan langsung. Antara cabaran lain pula ialah isu kemahiran menggendalikan alatan komunikasi digital yang bukan merupakan satu kebiasaan bagi kebanyakan individu. Walau bagaimanapun, cabaran ini dianggap kecil kerana rata-rata alatan komunikasi digital adalah agak mudah untuk digunakan. Dengan hanya mencari panduan menginstal dan menggunakan alatan tersebut menerusi carian di Internet, masalah ini dapat diatasi. Cabaran ini mungkin hanya wujud dalam kalangan individu yang phobia terhadap IT atau individu yang langsung tidak berpengalaman menggunakannya.

Perlaksanaan mesyuarat atas talian juga memerlukan tatacara yang tertentu agar mesyuarat dapat berjalan lancar. Secara teknikalnya, ketika pengerusi menyampaikan sesuatu, kesemua ahli mesyuarat haruslah memastikan mikrofon dimatikan agar ia tidak menganggu sesi mesyuarat. Sekiranya ahli mesyuarat ingin menyuarakan pendapat, maka mikrofon boleh dihidupkan untuk tujuan tersebut. Disamping itu, ahli mesyuarat juga boleh menyatakan sesuatu di ruangan Chat untuk menyatakan sebarang pandangan atau permintaan untuk menyuarakan pendapat menerusi mikrofon. Urusetia mesyuarat pula boleh menggunakan ruangan chat untuk mengenalpasti ahli mesyuarat yang ingin mengutarakan pandangan.

Cabaran lain yang perlu dilihat dalam melaksanakan mesyuarat dalam talian ialah isu kerahsiaan yang mungkin merupakan salah satu faktor mengapa kebanyakan organisasi tidak menjadikan mesyuarat dalam talian sebagai medium utama. Kehadiran ahli mesyuarat mungkin tidak dapat dipantau memandangkan kemungkinan ada ahli mesyuarat yang berkongsi pautan mesyuarat kepada rakan-rakan yang lain. Salah satu cara untuk mengatasi cabaran ini ialah mesyuarat mesti mempunyai tatacara dan etika mesyuarat yang jelas dan difahami oleh setiap ahli. Di samping itu, secara teknikal, setiap pautan mesyuarat dalam talian disertakan dengan katalaluan yang unik khas untuk setiap ahli.

Secara ringkasnya, sebelum PKP, mesyuarat dalam talian merupakan satu alternatif sampingan kepada organisasi dalam melaksanakan mesyuarat dalam kalangan stafnya yang berada dalam lokasi berbeza. Kini, ketika PKP, mesyuarat dalam talian telah menjadi satu pilihan utama dan yang ada untuk sesebuah organisasi meneruskan kelangsungan dan tugas yang perlu dilaksanakan. Segala cabaran yang dihadapi dalam melaksanakan mesyuarat dalam talian dilihat sebagai perkara yang dapat dan boleh diatasi dalam masa yang singkat memandangkan ia merupakan satu-satunya platform yang ada untuk sesebuah organisasi sepanjang PKP ini. Moga mesyuarat dalam talian menjadi satu pilihan utama untuk organisasi melaksanakan mesyuarat di masa akan datang walaupun PKP telah tamat. Bak kata pepatah,

“Alah Bisa, Tegal Biasa”

“Daripada cempedak baiklah nangka, daripada tidak baiklah ada”

ALLAHUALLAM.