JOHOR BAHRU, 23 Sept. – Fakulti Alam Bina dan Ukur (FABU), Universiti Teknologi Malaysia (UTM) memperkukuh pengurusan dokumentasi perolehan melalui penganjuran Bengkel Pemantapan Pengurusan Dokumen Perolehan bersama Pemohon RMK13 RP1 yang berlangsung selama dua hari, pada 22 dan 23 September 2026.

Bertempat di Dewan Premier Sarawak, UTM Johor Bahru, bengkel berkenaan menghimpunkan warga fakulti yang terlibat dalam penyediaan dokumen perolehan, urus setia serta ahli jawatankuasa berkaitan bagi memperkemas proses penyediaan dokumen secara lebih tersusun, jelas dan seragam.

Pelaksanaan bengkel itu merupakan sebahagian daripada usaha fakulti memastikan proses penggantian peralatan makmal yang telah usang dapat dilaksanakan dengan lebih teratur dan lancar. Keperluan perolehan yang melibatkan pelbagai aspek teknikal memerlukan dokumen yang jelas, tepat dan seragam bagi mengurangkan kekeliruan serta memastikan keperluan sebenar makmal dapat diterjemahkan dengan baik dalam proses perolehan.

Pendekatan bengkel tidak terhad kepada penyampaian taklimat, sebaliknya peserta diberi pendedahan melalui perkongsian pengalaman, perbincangan dan latihan secara langsung menggunakan dokumen yang sedang disediakan.

Kaedah secara amali ini memberi peluang kepada peserta memahami dengan lebih jelas perkara yang perlu diberi perhatian dalam penyediaan dokumentasi perolehan. Persoalan yang timbul turut dibincangkan secara terus bersama urus setia dan pihak yang mempunyai pengalaman dalam pengurusan dokumen berkaitan.

Peserta diberikan penerangan mengenai tatacara penyediaan dokumen serta perkara asas yang perlu diberi perhatian dalam proses perolehan, termasuk keperluan rujukan pasaran, kewajaran harga, maklumat pembekal dan tempoh sah laku dokumen sokongan. Sesi seterusnya memberi tumpuan kepada penyediaan dan penyelarasan spesifikasi teknikal serta jadual harga.

Seterusnya, peserta mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh dengan memurnikan dokumen masing-masing di bawah bimbingan urus setia. Pendekatan ini membolehkan peserta bukan sahaja memahami perkara yang perlu dilakukan, malah meneliti rasional di sebalik keperluan dokumentasi serta kesan sekiranya maklumat yang disediakan tidak jelas atau tidak selaras.

Antara perkara yang diberi penekanan sepanjang bengkel ialah kepentingan dokumentasi yang baik sebagai salah satu asas kepada proses perolehan yang teratur dan telus. Ketepatan maklumat dalam spesifikasi, kuantiti dan unit ukuran perlu diberi perhatian bagi mengelakkan percanggahan antara dokumen.

Pada masa yang sama, setiap maklumat perlu menggambarkan keperluan sebenar dan dapat difahami dengan jelas oleh pihak berkaitan. Dalam konteks ini, ketelusan bukan hanya berkaitan peringkat akhir sesuatu proses, sebaliknya bermula sejak keperluan dikenal pasti, diterjemahkan kepada spesifikasi, disokong dengan maklumat yang bersesuaian dan didokumentasikan secara sistematik.

Sehubungan itu, peserta turut didedahkan kepada kepentingan memastikan maklumat antara komponen dokumen perolehan sentiasa selaras. Langkah berkenaan dapat membantu mengurangkan risiko kekeliruan serta memudahkan proses semakan dan pemuktamadan dokumen.

Selain itu, bengkel memberi ruang kepada peserta membentangkan dokumen yang telah disediakan untuk tujuan semakan dan perbincangan bersama. Sesi pembentangan dan soal jawab membolehkan setiap dokumen diteliti dari pelbagai sudut, manakala persoalan berkaitan spesifikasi, maklumat sokongan atau keselarasan dokumen dapat dibincangkan secara terbuka sebelum proses pemuktamadan dilaksanakan.

Kaedah semakan secara bersama itu turut memberi nilai tambah apabila peserta berpeluang belajar bukan sahaja daripada dokumen sendiri, tetapi juga melalui isu dan pengalaman yang dikongsi peserta lain. Proses berkenaan kemudiannya diteruskan dengan semakan akhir dan pemuktamadan oleh Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal Fakulti sebelum dokumen lengkap disahkan untuk tindakan seterusnya.

Lebih daripada sekadar penyediaan dokumen, bengkel berkenaan menjadi platform untuk memperkukuh kompetensi warga fakulti melalui pengalaman dan latihan secara langsung. Peserta berpeluang menyemak dokumen sebenar, mendapatkan pandangan daripada pihak berkaitan serta melakukan penambahbaikan secara bersama bagi memastikan dokumen lebih lengkap, tersusun dan selaras.

Pelaksanaan bengkel turut memperlihatkan kepentingan pembelajaran berasaskan pengalaman dalam tugasan harian. Ketepatan dokumentasi bukan sekadar memenuhi keperluan format, tetapi turut memastikan sesuatu keperluan dapat diterjemahkan dengan jelas, sistematik dan mudah difahami oleh pihak berkaitan.

Bagi FABU, pendekatan tersebut menyokong amalan kerja yang lebih konsisten dan teliti. Perkongsian pengalaman, perbincangan serta semakan bersama memberi ruang kepada peserta memahami isu sebenar dan menambah baik dokumen sebelum melalui proses semakan dan kelulusan.

Secara keseluruhannya, bengkel berkenaan menjadi langkah praktikal dalam memperkemas pengurusan dokumentasi perolehan di peringkat fakulti. Penekanan terhadap latihan, pengalaman dan semakan bersama diharap dapat membantu melancarkan proses kerja serta menyokong pengukuhan budaya kerja yang berteraskan ketelusan, akauntabiliti dan kecekapan.

Penulis bersama Noor Hayati Mohd Yusak, dan Fatin Nabilah Ismail