Dalam dunia akademik, komunikasi yang berkesan bukan sahaja penting untuk penyampaian ilmu, tetapi juga memainkan peranan besar dalam membina hubungan profesional, mengukuhkan kepimpinan dan memudahkan kerjasama antara staf. Mesyuarat akademik, sama ada melibatkan fakulti, pentadbiran atau perbincangan strategik, menjadi platform utama untuk menyuarakan pandangan, membuat keputusan dan menyelaras hala tuju institusi. Oleh itu, staf akademik dan bukan akademik perlu berani menyatakan pandangan mereka secara terbuka dan jelas, namun dalam masa yang sama menjaga adab dan etika komunikasi. Ini termasuk menggunakan bahasa yang sopan, menghormati pandangan orang lain, serta menyampaikan cadangan dengan cara yang profesional dan membina. Komunikasi beradab bukan sahaja mencerminkan tahap profesionalisme seseorang, tetapi juga menyumbang kepada suasana mesyuarat yang harmoni, terbuka dan produktif.

Kejelasan dan keberkesanan dalam menyampaikan idea

Staf akademik dan bukan akademik perlu memastikan bahawa setiap input atau cadangan yang dikemukakan dalam mesyuarat disampaikan dengan jelas, ringkas dan bernas bagi mengelakkan kekeliruan serta memastikan mesej mudah difahami oleh semua pihak yang terlibat. Kejelasan dalam pertuturan merangkumi penggunaan bahasa yang tepat dan sesuai dengan konteks serta pemilihan istilah yang tidak mengelirukan. Komunikasi yang ringkas tetapi padat akan dapat membantu peserta mesyuarat yang lain kekal fokus dan menjimatkan masa, manakala penyampaian yang teratur (bermula dengan pengenalan isu, diikuti hujah sokongan dan diakhiri dengan cadangan) menunjukkan tahap profesionalisme  seseorang staf. Dalam suasana mesyuarat yang sarat dengan agenda, keupayaan menyampaikan pandangan secara fokus kepada inti pati perbincangan akan menjadikan seseorang lebih dihormati serta dapat menyumbang secara bermakna kepada keputusan bersama. Komunikasi berkualiti ini bukan sahaja menyumbang kepada kelancaran mesyuarat, malah mencerminkan sikap terbuka dan bertanggungjawab dalam kalangan warga universiti.

Menyuarakan pendapat dengan sopan dan berhemah

Dalam mana-mana perbincangan akademik adalah biasa untuk wujud perbezaan pendapat. Namun, cara sesuatu pendapat itu dikemukakan menentukan sama ada ia akan diterima dengan baik atau mencetuskan ketegangan. Staf akademik dan bukan akademik yang profesional perlu mengutamakan bahasa yang sopan, elakkan nada suara yang kasar dan memilih perkataan yang sesuai dan tidak menyinggung perasaan orang lain. Jika terdapat pandangan yang tidak dipersetujui, adalah lebih baik dinyatakan apa yang tidak dipersetujui dengan hormat dan alasan atau cadangan lain, berbanding menolak secara langsung dengan cara yang kurang beradab.

Mengamalkan adab mendengar dan bertindak balas dengan bijaksana

Sebagaimana pentingnya kemahiran berkomunikasi, kemahiran mendengar secara aktif juga merupakan tanda seorang staf yang profesional. Dalam mesyuarat, memberi tumpuan kepada apa yang disampaikan oleh orang lain, mencatat perkara penting dan tidak memotong perbualan tanpa keperluan adalah refleksi kepada rasa hormat terhadap rakan sejawat serta budaya akademik yang matang. Mendengar dengan teliti juga membolehkan seseorang staf memahami konteks perbincangan dengan lebih baik sebelum memberikan pendapat, mengelakkan salah faham, serta menunjukkan keterbukaan terhadap pandangan yang berbeza.

Mengawal emosi dan menunjukkan sikap profesional

Mesyuarat akademik kadangkala boleh menjadi tegang, terutama apabila membincangkan isu-isu penting seperti penambahbaikan sistem pengajaran, pembahagian tugas, atau hal-hal berkaitan dasar institusi. Dalam situasi sebegini, staf perlu mengawal emosi, mengelakkan reaksi spontan yang bersifat negatif, serta mengekalkan nada suara yang tenang dan rasional. Ketenangan seseorang pensyarah dalam berbicara menunjukkan kematangan serta keupayaannya untuk mengendalikan perbincangan dengan baik.

Menyokong keputusan dan mengamalkan sikap terbuka

Selepas mesyuarat, adalah sangat penting bagi staf akademik dan bukan akademik untuk menghormati keputusan yang telah dicapai secara kolektif, walaupun ia mungkin berbeza dengan pandangan peribadi. Sikap terbuka terhadap keputusan mesyuarat adalah mencerminkan keupayaan bekerjasama dalam sesebuah pasukan, menghormati sistem akademik, serta memberi keutamaan kepada kepentingan bersama berbanding kepentingan individu. Mereka juga boleh memainkan peranan dalam memastikan keputusan yang dibuat dapat dilaksanakan dengan baik melalui sokongan serta komunikasi berterusan dengan pihak yang terlibat.

Secara kesimpulannya, komunikasi yang berkesan dalam kalangan staf akademik dan bukan akademik di dalam sesebuah universiti akan melahirkan staf yang berwibawa. Sebagai seorang pendidik dan profesional dalam bidang akademik, staf akademik bukan sahaja dinilai melalui kepakaran dalam bidang mereka, tetapi juga melalui cara mereka berkomunikasi dan membawa diri dalam persekitaran kerja. Mesyuarat adalah satu platform untuk menyuarakan pendapat dan juga merupakan satu ruang di mana kebijaksanaan dalam berkomunikasi dan kematangan dalam berinteraksi dapat mencerminkan kualiti seorang pendidik yang berwibawa.

Dengan mengamalkan komunikasi yang jelas, mendengar dengan teliti, bercakap dengan sopan, mengawal emosi dan menyokong keputusan yang telah dicapai, pensyarah bukan sahaja dapat memainkan peranan lebih efektif dalam organisasi akademik tetapi juga menjadi contoh teladan kepada pelajar dan masyarakat akademik secara keseluruhannya. Kerana akhirnya, komunikasi bukan sekadar menyampaikan maklumat tetapi ia adalah jambatan kepada kefahaman, kerjasama dan kejayaan.

Oleh Prof. Madya Dr. Jamilah Ahmad dan Dr. Abdul Mumini Inda