Sistem turut beroleh Anugerah Bintang Harapan (Inovasi Berkumpulan) dalam Majlis Anugerah Kencana Budi 2019
Kehebatan sesebuah universiti boleh dilihat dari aspek pembangunan pelajarnya. Ia juga usaha bersinergi oleh pelbagai pusat tanggungjawab (PTJ) dalam menyediakan perkhidmatan khusus seperti sokongan akademik, personal, sosial serta sokongan lain yang diperlukan oleh pelajar.
Perkhidmatan yang diberikan adalah untuk memotivasi, memudahcara, memupuk dan memberi inspirasi dalam usaha menghasilkan pelajar berbakat global.
Pembangunan pelajar secara holistik menjurus ke arah menyediakan pelbagai kemahiran kepada pelajar khususnya terhadap pengalaman pembelajaran, pengalaman ekstra kurikulum dan perkhidmatan dalam kampus.
Pengalaman yang diterapkan kepada pelajar mampu memacu ke arah menghasilkan pelajar yang kompetitif dengan memiliki pelbagai pengetahuan, kemahiran insaniah, jati diri, berkeyakinan, bersifat pro-aktif, berdikari dan berpemikiran keusahawanan yang akhirnya akan meningkatkan kebolehpasaran graduan UTM di peringkat global.
Mengambilkira kesemua faktor tersebut UTM melalui Jabatan Hal Ehwal Pelajar (HEP) sentiasa berusaha untuk menambahbaik model pembangunan pelajar khasnya memberi tumpuan terhadap peningkatkan bilangan aktiviti pembangunan pelajar di dalam dan luar kampus. Pelbagai perbincangan untuk mewujudkan ekosistem terbaik bagi menyokong objektif tersebut akhirnya menghasilkan idea yang melahirkan Sistem Aktiviti Pelajar.
Sistem Aktiviti Pelajar adalah sebahagian daripada Sistem UTM ACAD, satu sistem berasaskan web yang dibangunkan oleh Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT).
Manual Pengguna ini dirangka bagi memudahkan Persatuan, staf dan pegawai Sumber Manusia (PSM) membuat permohonan aktiviti, semakan dan kelulusan Aktiviti. Selain dari itu, ia disediakan sebagai panduan kepada pengguna berkaitan tatacara penggunaan UTM ACAD-Modul Aktiviti. Matlamat utama Sistem Aktiviti pelajar adalah untuk memastikan bahawa setiap kemasukan data memenuhi keperluan seperti yang dikehendaki bagi memastikan sistem beroperasi dengan lancar dan konsisten.
Menurut Pegawai Penyelaras sistem ini, Ili Ruwaida Md Yusof, Sistem Aktiviti Pelajar diilhamkan melalui satu jawatankuasa yang diketuai oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) bertujuan untuk membangunkan sistem pengurusan maklumat aktiviti pelajar yang menyediakan kemudahan pengurusan maklumat pelajar kepada pelajar, pentadbir, pensyarah dan semua PTj berkaitan.
Sistem ini mengambil kira pelbagai aspek pengurusan iaitu maklumat pelajar, maklumat akademik, pemarkahan dan program bukan akademik dan lain-lain yang ditawarkan melalui setiap aktiviti yang diluluskan oleh Universiti.
“Model pembangunan sistem Universiti Sains Malaysia telah digunakan sebagai penanda aras dan panduan bagi membangunkan sistem ini,” ujar beliau lagi yang turut sering mengadakan pelbagai sesi taklimat dan kelas bimbingan kepada pengguna sistem di fakulti serta PTJ seluruh UTM.
Bagi Pengarah Pembangunan & Aktiviti Pelajar, Prof. Madya Dr. Azlan Abdul Latib, sepertimana yang ditulis dalam Buku Perutusan Naib Canselor : Kelestarian Pendidikan Tinggi Ke Arah Penghasilan Berimpak Tahun 2016 , setiap mahasiswa wajib menyertai program pembangunan mahasiswa di pelbagai peringkat dalam dan luar universiti. Penyertaan dan sumbangan mahasiswa dan program pembangunan mahasiswa tersebut akan direkodkan dan diambil kira dalam transkrip kokurikulum.
Selaras untuk mencapai prinsip ini, Pejabat Hal Ehwal Pelajar (sebagai pemilik sistem) dan Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (sebagai pembangun sistem) telah membangunkan Sistem Aktiviti Pelajar bagi menguruskan dan menyimpan maklumat berkenaan aktiviti pelajar dan berada di dalam UTM ACAD dan seterusnya menghasilkan transkrip kokurikulum mahasiswa.
Pembangun Sistem, Rusnizah Hamdi dari Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi UTM berkata beberapa Pusat Tanggungjawab (PTJ) lain turut terlibat dalam penyediaan sistem ini iaitu Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa), Sekolah Pengajian Siswazah, UTM International, Pejabat Pra Siswazah dan Jabatan Pendaftar UTM.
“Kewujudan Sistem Aktiviti Pelajar diharapkan dapat mencetuskan budaya penyampaian berkesan di pelbagai peringkat yang memberi impak kepada semua pemegang taruh,” tambah beliau.
Bagi Pemenang Anugerah Khas Pelajar Paling Aktif Malam Gemilang Mahasiswa (GEMA) 2019, Nurul Shahirah Zaihan, sistem ini telah berjaya menyelesaikan banyak masalah dari perspektif pelajar terutamanya proses permohonan melaksanakan aktiviti dan menyemak status kelulusannya.
“Ia juga memudahkan banyak proses yang sukar sebelum ini seperti penghantaran laporan program, laporan kewangan, gambar dan data penglibatan pelajar dalam program,” tambah pelajar tahun 2 jurusan Sarjana Muda Pendidikan (Kemahiran Hidup) ini.
Baru-baru ini juga pasukan Sistem Aktiviti Pelajar diketuai oleh Ili Ruwaida Md Yusof menggondol Anugerah Bintang Harapan (Inovasi Berkumpulan) dalam Majlis Anugerah Kencana Budi 2019.
Majlis yang berlangsung meriah di Pulai Spring Resort ini merupakan acara tahunan anjuran Jabatan Hal Ehwal Pelajar untuk mengiktiraf pencapaian terbaiknya sepanjang tahun.